La fonctionnalité des formulaires ODS

L'éditeur de formulaires ODS est un outil puissant de notre plateforme qui vous permet de créer, personnaliser et gérer des formulaires avec facilité. Ces formulaires peuvent être utilisés pour recueillir des données auprès des utilisateurs et intégrer les résultats dans des jeux de données.

Notez que cette fonctionnalité est un module complémentaire et n'est pas disponible par défaut dans votre forfait Opendatasoft.

Pour accéder à la fonctionnalité des formulaires, cliquez sur Formulaires dans le panneau de navigation principal de votre back office.

Une fois que vous avez créé votre premier formulaire, la vue par défaut dans les formulaires est une liste de vos formulaires publiés et en brouillon.

Vous pouvez rechercher un formulaire spécifique dans la barre de recherche, ainsi que filtrer la vue en cliquant sur Publié ou Brouillon à droite de la barre de recherche. Vous pouvez visualiser, modifier et publier ou dépublier un formulaire existant en cliquant dessus ou sur son menu à trois points. Enfin, vous pouvez également cliquer sur le bouton en haut à droite pour Créer un formulaire.

Pour chaque formulaire de la liste, vous pouvez voir son titre, toute notification pertinente, son statut de publication et un menu à trois points pour d'autres options, quand il a été modifié pour la dernière fois, et combien de réponses il a reçues.

Notez qu'en fonction de votre plan, le nombre de formulaires que vous pouvez créer peut varier.

Pour modifier un formulaire, cliquez sur son titre, ou sélectionnez Modifier dans le menu à trois points du formulaire.

Une fois que vous avez sélectionné un formulaire à modifier ou à gérer, la fonctionnalité est divisée en quatre sections fonctionnelles, disponibles dans des onglets en haut de l'écran : Créer, Accès, Partager, et Résultats. De plus, dans le coin supérieur gauche, vous pouvez accéder aux Paramètres du formulaire, où les différentes préférences, langues et actions pour votre formulaire sont configurées.

Notez que tous les changements que vous apportez à votre formulaire sont enregistrés automatiquement.

Les sections Créer, Accès, et Paramètres du formulaire sont discutées ci-dessous. Visitez cette page pour voir la documentation pour les Onglets Partager et Résultats.

L'onglet Créer est l'endroit où vous allez réellement créer vos enquêtes.

Une fois que vous avez sélectionné un formulaire à modifier, vous pouvez commencer par remplir le titre et la description du formulaire.

Fondamentalement, un formulaire est composé de blocs d'entrée - différents types de questions ou d'entrées attendues, telles que du texte, des nombres, des valeurs à choix multiples ou des menus déroulants. Mais pour garder les choses organisées et claires, les blocs d'entrée sont regroupés à l'intérieur d'au moins une section.

AJOUTER DES SECTIONS :

Pour commencer à ajouter du contenu à votre formulaire, cliquez sur le bouton Ajouter une section en dessous des paramètres du formulaire à gauche.

AJOUTER DES BLOCS D'ENTRÉE :

Dans une section, cliquez sur la barre avec un signe plus pour ajouter et définir un nouveau bloc d'entrée.

Sélectionnez le type de bloc dans la liste, puis cliquez sur Valider. Chaque bloc d'entrée doit être configuré différemment. Voir cette page pour une liste de tous les blocs d'entrée disponibles et comment les configurer.

Au fur et à mesure que vous ajoutez des blocs, remplissez les informations que chacun nécessite (par exemple, la question à laquelle l'utilisateur doit répondre, les étiquettes, le texte d'aide). Notez que certains blocs d'entrée vous permettent d'ajouter des champs supplémentaires en cliquant sur le bouton Ajouter un champ.

Pour modifier un bloc existant, double-cliquez dessus. Pour réorganiser vos sections, blocs d'entrée ou champs, vous pouvez les faire glisser ou les déposer en utilisant la petite icône à gauche de chaque bloc, ou utiliser les flèches haut ou bas visibles lorsque vous passez la souris dessus. Pour supprimer une section, un bloc ou un champ, passez la souris dessus et cliquez sur l'icône de la corbeille.

N'oubliez pas d'utiliser le Aperçu bouton dans le coin supérieur droit pour tester comment le formulaire apparaîtra aux utilisateurs, et ajustez votre formulaire en conséquence.

L'onglet Accès est l'endroit où vous configurez qui a accès à votre formulaire, et le type d'accès qu'ils ont.

Accès ouvert est exactement ce qu'il semble : le formulaire est public. Tout le monde a accès au formulaire, quels que soient les paramètres de sécurité de votre portail. Par exemple, même si votre portail est privé, votre formulaire sera public.

Accès authentifié impose l'accès selon les paramètres de sécurité de votre portail. Par exemple, si votre portail est privé, les utilisateurs doivent être authentifiés pour avoir accès, mais aucune autre restriction n'est appliquée.

Accès restreint limite l'accès à des utilisateurs authentifiés spécifiques ou à des groupes d'utilisateurs authentifiés.

Vous devez sélectionner Accès restreint pour les utilisateurs ou groupes spécifiés sous "Utilisateurs" pour que cela s'applique.

Sous "Utilisateurs", notez que vous pouvez fournir un accès en consultation uniquement, ou un accès en consultation et en modification.

Cliquez dans la barre pour "Sélectionner des utilisateurs", désignez l'utilisateur ou les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès, spécifiez à droite si vous souhaitez leur donner un accès en consultation ou en consultation et en modification, puis cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs.

Ensuite, notez dans la liste que vous pouvez toujours modifier l'accès d'un utilisateur donné (ou que vous pouvez supprimer cet utilisateur de la liste).

"Groupes" fonctionne exactement de la même manière, mais pour les groupes de votre espace de travail.

Pour configurer les préférences, les langues et les actions d'un formulaire, cliquez sur Paramètres du formulaire dans le coin supérieur gauche lors de l'édition d'un formulaire.

a) Préférences

• L'URL du formulaire : Comme indiqué sur la plateforme, une fois le formulaire publié, l'URL devient définitive, alors gardez cela à l'esprit !

Notez qu'une URL est requise pour publier le formulaire.

• ReCaptcha : Vous pouvez activer un ReCaptcha sur votre formulaire. Cette option est disponible si l'option de domaine est activée dans la section Sécurité.

b) Langues

La langue par défaut de votre formulaire correspondra à celle de votre espace de travail, mais vous pouvez traduire votre formulaire dans n'importe quelle langue disponible dans votre espace de travail. Cela vous permet d'ajouter des traductions pour chacun des champs et étiquettes de votre formulaire.

Si vous ajoutez de nouvelles langues, passez d'une langue à l'autre dans le panneau d'aperçu pour voir comment le formulaire apparaît dans chaque langue. De cette façon, vous pouvez vous assurer que toutes les traductions sont précises et correctement formatées.

• Changer la langue par défaut : Si nécessaire, à tout moment, vous pouvez modifier la langue par défaut de votre formulaire. Cette langue est celle proposée lorsqu'aucune traduction n'a été enregistrée pour les champs ou étiquettes d'un formulaire. Certains résultats de formulaires à choix fermé seront automatiquement affichés dans cette langue, comme une réponse oui ou non.

• Ajouter une traduction : Vous pouvez ajouter des traductions pour n'importe quelle langue disponible dans votre espace de travail.

  Lorsque vous ajoutez une langue, vous voyez une copie du formulaire avec le texte de la langue par défaut d'origine en gris. Il vous suffit de taper sur le texte existant pour ajouter une traduction. Une barre de progression indique le pourcentage de champs qui ont été traduits.

  Vous choisissez la langue que vous éditez dans le menu déroulant en haut à gauche. N'oubliez pas que les modifications sont enregistrées automatiquement.

  Si vous allez ailleurs dans votre espace de travail, par exemple, et souhaitez continuer à modifier les langues de votre formulaire, il vous suffit de revenir aux paramètres Langues pour pouvoir modifier vos différentes versions.

  Notez que si vous supprimez une langue par accident, il vous suffit de réajouter cette langue, et toutes les traductions que vous avez précédemment effectuées seront restaurées.

c) Actions

Ces paramètres définissent le comportement de plusieurs actions automatiques.

• Notifications : Vous pouvez choisir de recevoir une notification par e-mail chaque fois qu'une réponse au formulaire est soumise. La notification est envoyée à tous les utilisateurs ayant la permission "edit_form".

• Fin : Personnalisez l'action effectuée lors de la soumission d'un formulaire. Choisissez entre les options suivantes :
  - Texte : Affichez un message de remerciement personnalisé. Pour modifier le message, il vous suffit de cliquer dans la boîte avec le texte par défaut ("Merci / Le formulaire a été soumis avec succès").

  Notez que lorsque vous sélectionnez du texte, vous disposez d'un ensemble d'outils de formatage de base.

  - Page : Redirigez les utilisateurs vers une page spécifique de votre espace de travail.

  - URL : Redirigez les utilisateurs vers une URL externe.

Maintenant que vous avez créé un formulaire et configuré ses paramètres clés, y compris qui vous souhaitez pouvoir y accéder, voir cette page pour savoir comment le partager et traiter ses résultats.