Si votre portail est privé, tous les utilisateurs doivent s'identifier pour voir même vos ensembles de données ou vos pages publiques. Si votre portail est public, c'est vous qui décidez si les utilisateurs doivent s'identifier ou non.
Vous trouverez ci-dessous une description de la manière dont les utilisateurs peuvent rejoindre votre portail, ainsi que les paramètres pouvant être configurés au cours de ce processus.
Pour plus d'informations sur la gestion des autorisations d'un utilisateur, voir ici.
Les utilisateurs peuvent s'inscrire de deux manières
Les utilisateurs peuvent obtenir un compte :
Si l'option "Autoriser les utilisateurs à s'inscrire" est activée. Dans ce cas, les utilisateurs peuvent demander un compte par eux-mêmes.
S'ils sont invités par un administrateur. Les administrateurs peuvent inviter les utilisateurs en leur envoyant un courriel. Rappelez-vous que les administrateurs ont toujours la possibilité d'inviter manuellement des utilisateurs, même sans activer la fonction "Autoriser les utilisateurs à s'inscrire".
Les utilisateurs peuvent demander un compte par eux-mêmes
Pour permettre à vos utilisateurs de s'inscrire, allez dans Configuration > Inscription.
Lorsqu'il est activé, le paramètre " Permettre aux utilisateurs de s'inscrire " a exactement la même fonction : il permet aux utilisateurs de s'authentifier sur votre portail. Une fois cette option activée, votre portail affichera un petit lien dans le coin supérieur droit pour proposer aux utilisateurs de s'inscrire à votre portail.
Il faut garder à l'esprit qu'en soi, l'identification ne donne aucun accès supplémentaire aux données ou aux pages. Cependant, le fait d'être identifié permet d'obtenir des autorisations spécifiques et des quotas de données :
Vous pouvez accorder des autorisations à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs spécifiques, généralement pour créer, mettre à jour ou publier des ensembles de données, mais aussi pour effectuer d'autres actions que vous souhaitez qu'ils effectuent dans le backend de votre portail.
Vous pouvez ajuster les quotas de données des utilisateurs, souvent afin de donner à des utilisateurs spécifiques des quotas plus élevés que ceux du grand public.
Les utilisateurs authentifiés peuvent également demander à être informés de la mise à jour d'ensembles de données spécifiques.
Les utilisateurs peuvent être invités à accéder au portail
Seuls les administrateurs de domaine ou les utilisateurs disposant de l'autorisation "Modifier les propriétés de l'espace de travail" peuvent inviter des utilisateurs.
Vous invitez des utilisateurs à votre portail en utilisant leur adresse électronique. Si nécessaire, vous pouvez inviter plusieurs utilisateurs à la fois.
Lorsque vous le faites, vous pouvez choisir de leur donner un accès temporaire, si nécessaire. Vous pouvez également leur attribuer diverses permissions sur votre portail, ainsi que les affecter à des groupes.
Dans le back-office, allez dans Utilisateurs et groupes > Utilisateurs.
Cliquez sur + Inviter des utilisateurs.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez les adresses électroniques des nouveaux utilisateurs dans la zone de texte "Adresses email". Séparez les adresses multiples par un espace, une virgule ou un point-virgule.
Choisissez si le "Contrôle du temps d'accès" de vos nouveaux utilisateurs sera temporaire ou illimité. Par défaut, les nouveaux utilisateurs bénéficient d'un accès illimité. L'accès temporaire peut être accordé pour un jour, une semaine, un mois ou trois mois.N'oubliez pas que vous pouvez toujours modifier ultérieurement l'accès temporaire d'un utilisateur. Voir ci-dessous pour plus de détails sur la gestion de l'accès temporaire d'un utilisateur.
(facultatif) Attribuez des groupes et des autorisations. Ceux-ci sont appliqués à tous les utilisateurs de votre invitation.
N'oubliez pas que toutes les autorisations attribuées par défaut à vos utilisateurs seront héritées par ceux que vous invitez. Cela s'applique aussi bien aux autorisations accordées par votre portail qu'aux groupes auxquels un nouvel utilisateur a été ajouté.
Gardez à l'esprit que vous pouvez toujours modifier les autorisations d'un utilisateur ultérieurement, si nécessaire.
Cliquez sur Inviter.
Ces utilisateurs sont ajoutés à votre portail. Ils reçoivent un courriel les invitant à créer ou à valider leur compte.
Notez que l'e-mail d'invitation est valable pendant trois jours. Si l'invitation expire, l'utilisateur peut se rendre sur la page de connexion, indiquer son adresse électronique et cliquer sur Mot de passe oublié ? pour recevoir une nouvelle invitation. (Si vous ne souhaitez plus que l'utilisateur soit invité, vous devez le révoquer de votre liste d'utilisateurs).
Vous pouvez maintenant leur donner des autorisations spécifiques et les ajouter à des groupes.
Gestion du temps d'accès d'un utilisateur
Vous pouvez toujours modifier la durée d'accès de vos utilisateurs à votre portail. Allez dans Utilisateurs & groupes > Utilisateurs > les informations individuelles de l'utilisateur. Là, vous pouvez cliquer sur Gérer le temps d'accès.
Si l'utilisateur a un accès limité, vous verrez un compteur indiquant le temps qu'il lui reste. Dans l'exemple ci-dessus, l'utilisateur a encore accès pour 23 heures, 53 minutes et 55 secondes.
À la fin de la période désignée, l'accès de l'utilisateur sera révoqué et il sera supprimé de votre liste d'utilisateurs. Il n'aura plus accès au back-office et les clés API qu'il aura créées seront révoquées. S'il a de nouveau besoin d'un accès, vous devrez le réinviter.
Comment modifier le temps d'accès d'un utilisateur
Pour révoquer l'accès d'un utilisateur, pour modifier le nombre d'accès temporaires restants ou pour donner à l'utilisateur un accès illimité :
Cliquez sur Gérer le temps d'accès
Sélectionnez l'accès approprié et cliquez sur Appliquer
Cliquez sur le bouton Sauvegarder dans le coin supérieur droit pour les paramètres de cet utilisateur
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